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自己成長を促すPDCAの回し方とは?


業務効率を改善し、成果をあげやすくするための手法に、「PDCA」というフレームワークがあります。多くの企業やビジネスマンが使用していることから、「聞いたことがある」という学生も多いのではないでしょうか。

PDCAはビジネスシーンだけでなく、日常の行動を改善する目的でも活用できるため、どういったフレームワークかを理解しておいても損はないでしょう。本記事ではPDCAの概要や、自己成長を促すPDCAの回し方などについて解説します。自己成長したい大学生の方は、ぜひ最後までご覧ください。

PDCAとは?

社会人になってからはよく聞く機会がある、PDCAという言葉。大学生の中には、「言葉自体は聞いたことがあるけど、内容についてはよくわからない」という方も多いのではないでしょうか。まずは、PDCAというフレームワークの基本を解説していきます。

各項目の頭文字を取り上げた言葉

  • Plan(計画)
  • Do(実行)
  • Check(評価)
  • Action(改善)

PDCAとは、「Plan(計画)」「Do(実行)」「Check(評価)」「Action(改善)」の頭文字をとって名付けられた思考法のフレームワークです。「P→D→C→A」の順に作業と検証を行い、「A」の工程が終了したらまた「P」に戻ります。

ここで注意したいのは、「Do」と「Action」を混同しないことです。「Action=行動、実行」という意味で捉えがちですが、それでは「Do」と同じになってしまいます。PDCAにおけるActionは、「(評価を踏まえて)改善する」という意味であることを覚えておきましょう。

業務や行動における改善サイクル

PDCAは、業務内容の改善や効率化を行い、生産性向上を図るためのフレームワークです。PDCAを繰り返す一連の流れのことを「PDCAサイクル」と言います。PDCAサイクルの手法は、1950年代にアメリカの統計学者であるウィリアム・エドワード・デミング博士と、アンドルー・シューハート博士により提唱されました。

PDCAサイクルを強化することで、一人ひとりがKPI(重要業績評価指標)に関わるミッションを達成する確率が上がり、結果として会社の業績が上がる仕組みになっています。現在では、ビジネスや個人の成長に有用なスキルとして、チームやプロジェクトのマネジメント、目標に向けて行動し前進するための手法として多くの方が使うフレームワークです。

PDCAサイクルを活用するメリットには、業務改善ノウハウを蓄積できること、組織の目標達成力を強化できること、変化に対して柔軟な対応ができることなどが挙げられます。結果を分析したり、設定した目標の妥当性を検討したりすることで、徐々に実行の精度を上げていくことが可能です。次のサイクルに移行する際には改善案を検討するため、その時々の外部環境の変化も計画に反映できます。

このように、PDCAは仕事の生産性を上げるために有用ですが、工夫次第で日常生活や就活にも応用することが可能です。自己成長を心がけている大学生は、これから紹介する方法で自分なりのPDCAサイクルを回してみてください。

PDCAフレームワークの基本的な使い方

以下では、各プロセスにおいて具体的に何が行われるのかを見ていきましょう。

Plan:計画

「Plan(計画)」は、PDCAを回す際のスタート地点です。ここで設定する計画は、達成したい目標そのものではなく、目標を達成するための手段となります。

例えば、「3カ月後にダイエットで5キロ痩せる」といった目標を掲げた場合、達成するための手段にはいくつかの選択肢が考えられます。毎日運動を行うのか、それとも食事量を制限するのか、あるいは両方か。運動するなら、どんな運動をどれくらいするのか。このように、Plan(計画)ではまずどのような策を講じるかを検討します。

Do:実行

「Do(実行)」は、Plan(計画)で設定した行動目標や課題、解決案を達成するための方法を実行に移すフェーズです。このプロセスでは実行度合いを図れるように、定量目標を設定したり、ToDoリストなどを作って行動を細分化したりする必要があります。目標に向け、毎日何をどれだけこなしたかを記録しながら、実行していきましょう。

先ほどのダイエットを例に挙げると、「ウォーキングを毎日30分行う」といった内容がDoにあたります。回数などを行動目標に決定しておけば、「やった」か「やってない」かのどちらかに振り分けることが可能です。目標に対する毎日の行動は、振り返れるように記録しておきましょう。

Check:評価

「Check(評価)」では、Plan(計画)で設定した目標が、どの程度達成できているのかを評価します。また、最終的な目標にどの程度近づいたかを合わせて振り返りましょう。その上で、ここまで行ってきたDoが正解だったか、改善するべき点はないかを分析します。

新たな課題や問題点を挙げていき、当初の目標達成には今後何が必要なのかを洗い出していくと、次の改善やすべき行動につながります。

例に挙げたダイエットであれば、1週間後に体重測定を行い、どの程度痩せたかをチェックします。1週間で痩せた体重と、それを3カ月継続した際の数値を比較分析し、目標達成が可能かどうか判断しましょう。

Action:改善

「Action(改善)」では、Check(評価)の検証結果を受け、今後どのような対策や改善を行っていくべきかを検討します。改善策が見つかった場合、優先順位をつけて実行すること、そして次のサイクルのPlanを意識して考えることが重要です。

ダイエット例の場合、「1週間ウォーキングを行ったものの、このままでは目標達成に6カ月かかってしまう」ということが分かったとします。その場合は、3カ月で目標が達成できる行動目標にPlanを変えるのがActionです。

PDCAはあくまで繰り返し実践するフレームワークなので、次のサイクルにつなげる意識を忘れてはいけません。ノウハウを蓄積しつつ、試行錯誤をしながら徐々に改善していきましょう。

自己成長につながるPDCAを回すコツ

この章では、自己成長につながるPDCAを回すコツについて解説します。日常の行動に変化を起こすためにもPDCAは利用できるフレームワークですので、ぜひ大学生の方もこの記事を参考にしながらPDCAを回してみてください。

大きな目標を設定する

PDCAのフレームワークは、日々細かな改善を行いながら大きな目標を達成するために活用するものです。一つの大きな成果を出すために、小さな目標を複数立てて少しずつ達成していくのが目的ですので、PDCAを回すことが目標になってしまわないように注意してください。

「Plan(計画)」のコツ

Planの段階では以下の3点が大切になります。

  • 具体的に目標を立てる
  • 定量的に目標設定を行う
  • 達成可能な手段を複数検討する

具体的に目標を立てる

計画を立てる際は、達成可能な目標を具体的に決めましょう。この際には、下記の「5W2H」などを使うのがおすすめです。

・誰が(Who)
・いつ(When)
・どこで(Where)
・何を(What)
・なぜ(Why)
・どのように(How)
・いくらで(How much)

目標が曖昧だと、Plan以降の「D」「C」「A」も台無しになってしまいます。

定量的に目標設定を行う

計画を立てる際は定量的な目標を掲げ、期限を設けることも重要です。定量的な目標とは、「TOEICの点数を200点上る」など、数値で表せるものを指します。一方で「英会話の能力を向上させる」など、数値で表せない目標は定性的な目標になります。

PDCAでは定性的な目標より定量的な目標のほうが行動計画を立てやすく、Checkの段階での判断がしやすくなります。また、期限を設けることも忘れてはいけません。期限を決めなければスケジュールを立てられず、計画を成功に導くことが難しくなるからです。

「6月までにTOEICのスコアを600点から850点以上にする」のように、定量的かつ期限が設けられた計画が理想です。

達成可能な手段を複数検討する

Doに移るには、どういった行動が目標に近づけるかを検討しなくてはなりません。「TOEICで850点以上取る」という目標に対して、自分に足りていない部分を分析します。自身の課題点が単語力か文法、リスニングかスピーキングなのかによって、取るべき行動は異なります。また、それによって毎日こなすべきタスクも変化します。

自身の達成したい目標は、どのような手段で達成に近づくことができるのかを考え、次の行動へと移しましょう。

「Do(実行)」のコツ

Doの段階では、以下の2点が大切です。

  • 実現可能性のある行動目標にする
  • 立てた行動目標をやりきる

実現可能性のある行動目標にする

最初に立てたPlanを達成するために、実現可能性のある行動を設定しましょう。背伸びし過ぎず、毎日コツコツと積み上げていくことができるラインで、行動目標を考えるのが賢明です。自分にとって行動目標のハードルが高過ぎても低過ぎても、PDCAは機能しなくなってしまうため、身の丈にあった設定をすることが大事です。

達成可能な目標設定達成が難しい目標設定
毎日英単語を5つ覚える
通学時間の30分でリスニングを勉強
毎日英語で日記をつけ、ライティング強化
毎日10時間以上勉強する
週末は毎日過去問に取り組む
参考書を1週間で5冊勉強する

立てた行動目標をやりきる

まずは1週間、自身で決めた行動目標を達成するために毎日行動をしましょう。結果的に毎日英単語が5個覚えられなかったとしても、とにかくやり切ることが大事です。行動目標が達成できたという実績は自信にもつながるため、次に行う対策や改善へのモチベーションも保てるようになります。

「Check(評価)」のコツ

Plan→Doの内容を適切に振り返る

Checkでは「Plan→Do」の内容を適切に振り返ることが肝です。この段階で誤った振り返りをしてしまうと、目標達成へ遠回りとなり、時間をムダにしてしまいます。PDCAサイクルはスピードが大事であるため、長くても1週間程度の間隔で振り返りを行えると良いでしょう。

振り返る内容としては、行動目標が達成できた日数や、できなかった日は何が原因で達成が難しかったのかを思い返し、原因の特定を行います。「予定がなくなった関係で勉強する時間が十分に取れた」「疲れていて手がつかなかった」「友人から食事に誘われたため時間を確保できなかった」など、内外問わず要因をすべて洗い出してみてください。

このように、「原因が分からない日」をなくすことが重要なため、思い出しやすい期間で区切って振り返りを行うのがおすすめです。

「Action(改善)」のコツ

Actionの段階で以下の2点が大切です。

  • 振り返りをもとに次の計画に反映する
  • 改善策が複数の場合は優先順位をつける
  • 同じ失敗を繰り返さないようにする

振り返りをもとに次の計画に反映する

Checkで振り返った、達成できた日とできなかった日の要因分析をもとに、次の行動を検討します。例えば、大学の授業が終わった後に勉強の時間を設定していたが、友人からの予定外な誘いが多く、時間が取れないという場合は、勉強にあてる時間帯を変えるなどの改善策が検討できます。

また、達成できていても、「達成難易度が適切であるか」は要検討です。英単語を毎日5個覚える目標だったが、簡単だったので次は7個や10個にする、といったハードルの調整を行うようにしましょう。

改善策が複数の場合は優先順位をつける

見つかった課題の改善策が一つしかない場合は別ですが、多くの場合、改善方法はいくつか検討ができるはずです。先程の予定外なスケジュールが立て込んだことを例にすると、「前日までに予定されていない誘いは断る」「行動する時間帯を見直す」「睡眠時間を削る」などのように複数パターンの準備ができるでしょう。

加えて、それぞれに優先度を設定しましょう。どの方法でも目標は達成可能ですが、誘いを断るとした際は、その後の交友関係が気になるところですよね。また、睡眠時間を削ることもパフォーマンスダウンにつながる懸念があります。

このように、物事に優先度を決め、次に改善するべきポイントの洗い出しを行います。

同じ失敗を繰り返さないようにする

Checkの段階で振り返りをしたにもかかわらず、同じことを繰り返していては意味がありません。失敗をすることが問題なのではなく、大切なのは同じ過ちを繰り返さないこと。改善ポイントが判明したら、同じ失敗を繰り返さないように気をつけましょう。

PDCAを回す際の注意点

続いては、PDCAを回す際の注意点について解説します。PDCAは闇雲に回しても意味がありません。繰り返すことでより効果が発揮するフレームワークなので、間違った方法を続けると時間もコストも無駄にしてしまう恐れがあります。

ぜひ以下の点に注意し、実行してみてください。

「回すこと」だけを目的としない

PDCAサイクルは、目標を達成するための手段に過ぎません。細部を気にし過ぎるあまり、どんどんと視点が小さくなってしまうと、大きな目標を見失いやすくなります。

立てた行動目標すらも、大きな目標を達成するための大きなPDCAサイクルの一部に過ぎない、という認識を持ちましょう。また、目標を書いた紙を目立つところに貼っておくなどの対策をしておくと、大きな目標を見失いにくくなります。

間違ったままPDCAサイクルを繰り返さない

間違ったままPDCAサイクルを繰り返してしまうと、設定した目標はいつまでも達成されません。教授や先輩にメンターとしてついてもらっているなら、報告して計画通りにPDCAサイクルが回せているか確認してもらうのも手です。

また、同じ学部の友人と一緒に頑張るという方法もおすすめです。同じ目標を持った仲間がいれば行動へのモチベーションが高まり、目標達成の確率は上がるでしょう。

実現不可能な高過ぎる目標を設定しない

実現不可能な目標を設定するのも、失敗しやすい理由の一つです。

設定する行動目標に無理があると、難易度が高過ぎるあまり挫折してしまったり、本来達成したい目標を見失ったりしてしまいます。PDCAを回し続けるためにも、具体的で実現可能な目標や計画を立てるようにしましょう

まとめ

この記事を読んで、PDCAへの理解は深まったでしょうか。PDCAは会社の業務改善や目標達成に役立つフレームワークですが、日常生活にも取り入れることは可能です。

  • 早起きを習慣にして勉強時間を増やしたい
  • 第一志望の企業から内定をもらいたい

こういった目標がある方は、ぜひ自己実現のためにPDCAのフレームワークを活用してみてください。

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